Arquivo Histórico esclarece que as mais de 11 mil caixas informadas inicialmente correspondem apenas ao arquivo intermediário. O trabalho envolve 26 órgãos municipais.
O Projeto de Gestão Documental da Prefeitura de Balneário Camboriú começa nesta terça-feira (10), após uma reunião com a empresa (IKHON Tecnologia) que ganhou a licitação para elaborar a gestão documental dos 26 órgãos municipais que participam da iniciativa.
Segundo o Arquivo Histórico, o volume total apurado chega a cerca de 70 mil caixas de documentos. As mais de 11 mil caixas mencionadas na matéria publicada pelo Página 3 no fim de semana (leia aqui) correspondem apenas ao arquivo intermediário, que reúne documentos que já saíram do uso cotidiano dos setores, mas ainda precisam ser guardados.
A previsão divulgada pela prefeitura é de que o trabalho seja concluído em 300 dias.
Regras comuns para arquivos em papel e digitais
Conduzido pela Fundação Cultural, por meio do Arquivo Histórico, o projeto prevê um diagnóstico dos arquivos físicos e digitais de secretarias, autarquias e fundações municipais. A partir desse levantamento, serão definidos critérios comuns para classificar os documentos, facilitar sua localização e estabelecer por quanto tempo cada tipo de registro deve ser guardado.
O trabalho inclui a elaboração de um Plano de Classificação de Documentos e de uma Tabela de Temporalidade Documental. Esses instrumentos vão orientar os servidores sobre os prazos de guarda e o destino dos registros, incluindo a preservação dos documentos de valor histórico. Também estão previstas a produção de manuais e a capacitação dos servidores indicados pelos órgãos participantes.