A Prefeitura de Balneário Camboriú começa na próxima semana um trabalho para organizar documentos físicos e digitais de 26 órgãos municipais, entre secretarias, autarquias e fundações. Segundo a Fundação Cultural, o acervo reúne mais de 11 mil caixas que passarão por análise, classificação e organização.
O Projeto de Gestão Documental será apresentado aos servidores na terça-feira (10), no Teatro Municipal Bruno Nitz, em dois horários: às 9h30 e às 14h.
O diagnóstico dos arquivos começa na quarta-feira (11), com visitas aos setores. A previsão é concluir o trabalho em 300 dias.
Regras para guardar e localizar documentos
Uma das principais mudanças será a criação de critérios comuns para identificar, organizar e definir por quanto tempo cada tipo de documento precisa ser guardado. Essas regras valerão tanto para materiais produzidos pela Prefeitura quanto para os recebidos pelos órgãos municipais, em papel ou em formato digital.
Para isso, serão elaborados um Plano de Classificação de Documentos e uma Tabela de Temporalidade Documental. Na prática, os instrumentos devem facilitar a localização das informações e orientar os servidores sobre os prazos de guarda e a destinação dos registros, preservando os documentos de valor histórico.
O trabalho também prevê manuais, padronização de procedimentos e capacitação de servidores indicados pelos órgãos participantes.
Diagnóstico começa pelos setores
O projeto é conduzido pela Fundação Cultural, por meio do Arquivo Histórico, com consultoria da empresa IKHON Tecnologia, contratada por licitação. No lançamento, serão agendadas as visitas para avaliar a situação dos arquivos físicos e digitais.
“Este é um projeto aguardado há muitos anos pelo município. Atualmente, contamos com mais de 11 mil caixas de documentos que serão analisadas, classificadas e organizadas. A iniciativa representa um avanço histórico na modernização da gestão pública, garantindo mais eficiência administrativa, segurança jurídica, transparência e preservação da memória documental de Balneário Camboriú”, afirma a diretora-presidente da Fundação Cultural, Karoen Mello.
Segundo a Prefeitura, os serviços seguirão as orientações do Conselho Nacional de Arquivos e a legislação sobre arquivos públicos, acesso à informação e digitalização, além das regras do programa municipal BC Sem Papel.